Las empresas se enfrentan a varios retos en sus operaciones diarias. Una de ellas es, sin duda, la gestión de las facturas, que adquiere cada vez más importancia a medida que una empresa crece y desarrolla su mercado. La gestión del envío de facturas, los plazos de pago y los procedimientos de recordatorio y cobro son procesos que consumen mucho tiempo y suponen una importante inversión financiera. Además, los nuevos modelos de facturación mensual exigen una gestión contable intensa y diligente, puntualiza la empresa Galdón Software. El uso de programas informáticos de contabilidad se hace inevitable.
Ventajas de la facturación electrónica automatizada
Ventaja 1 de la automatización de facturas: costes de desarrollo informático
En general, se admite que los costes asociados al desarrollo informático de una solución contable automatizada son a veces un factor crucial a tener en cuenta. Primero hay que comprar el software y luego considerar el desarrollo de extensiones del mismo para satisfacer mejor las necesidades específicas de la empresa. Sin embargo, el ahorro anual supera con creces la inversión necesaria para su implantación.
Ventaja 2 Automatización de facturas: procesamiento más rápido de los datos contables
Aunque las opiniones están divididas en cuanto a la mayor rapidez en la tramitación de las facturas cuando se automatizan los procesos de facturación, todas las empresas más grandes coinciden en ello. Lo más probable es que el tamaño de sus operaciones influya en su opinión, ya que el tiempo que se ahorra se multiplica por el número de actividades contables de las que se ocupa la automatización.
Ventaja 3 de la automatización de las facturas: limitar el número de errores
Obviamente, cuando se elimina el factor humano de las posibles fuentes de error, se limita en gran medida el número de errores en la gestión contable. De este modo, se ahorran los costes asociados a los errores, lo que supone otra forma de reducir los costes asociados a la gestión de las facturas. Con la automatización no es necesario introducir los datos manualmente varias veces, y cuanto más se gestione el proceso automáticamente, más se reducirán los errores.
Ventaja 4 de la automatización de las facturas: reducción del consumo de papel
Al automatizar el proceso contable y utilizar únicamente medios digitales, los costes de papel y archivo (¡y el espacio necesario para gestionarlo!) se reducen considerablemente. Así, el rendimiento de la inversión se incrementa con la simple eliminación del papel.
Ventaja 5 de la factura de automatización: gestión y archivo de documentos más eficientes
Archivar documentos digitales es mucho más fácil que archivar documentos físicos. Como se ha mencionado anteriormente, la gestión digital no requiere espacio ni tiempo de archivo en comparación con su homólogo en papel.
Ventaja 6 Automatización de facturas: mayor seguridad
Una vez que las facturas se automatizan y se gestionan de forma totalmente digital, una de las ventajas notables es que la seguridad asociada a un entorno digital seguro es mayor que la gestión en papel. La imposibilidad de modificar los datos después de la producción limita el riesgo de fraude.